传真堆积如山

有一天，传真机亮起了红灯，在传真机的旁边，接收文件纷飞。由于过于接收了大量的信息，因此产生了卡纸情况。发送传真的是某经济官厅，发送过来大概100张传真。我因此受到了很大的损失，传真机出现故障，不得不拿去修理。

在这个记忆还没有退去的某一天，传真机接收又一次总也结束不了。过去一看，又是同一官厅发来的文件。要是传真机再发生故障就糟了，于是我急忙关了开关。

“这样就可以放心了。”正这样想着，那个官厅来了电话：“听说你家的传真机出故障了。希望你立即修复并告知我们。因为我们想重新发送一遍。”

在NTT的某次委员会上，我曾经提问过：“为什么不制作一个传真号码簿？”回答是“因为有可能收到垃圾传真”。但是，即便没有传真号码簿，也会发生“传真劫持（faxhijack）”事件。

将传真接收文件用于事后的事务处理

实际上，使用传真之后我们就会发现，传真除了具有上述的优点之外，还有其他各种各样的优点。例如，在时间管理方面，我们可以利用接收的传真文件推进事后的事务处理。

假设关于我们需要就如如何与客户的交涉工作召开一个内部会议。如果通过电话联系，那么为了将这件事交代给部下，我们就必须逐一告诉部下对方的名字以及工作的概要等。但是，如果对方通过传真联系，就不用特意重复这些内容了。只要在传真文件上写上“关于这件事要召开一个内部会议，请准备一下”的字条，然后再交给部下就可以了。与口头指示相比，这样能够更简单、迅速，且准确地传达信息。

传真接收文件的便利并不仅限于与他人联系方面。如在前文所述，经过一定时间之后的自己在某种意义上也是“他人”，传真接收文件也是针对在这种意义上的他人的一种联系手段。也就是说，传真接收文件会成为未来的自己的备忘录。在用电话进行联系的时候，我们必须得自己做记录。但是，如果用传真接收文件，接收到的文件会自动变成记录并保存下来。

利用传真接收文件的事务处理

自动生成计划表

如果运用上述方法，我们就能自动生成计划表，关于这一点，前文已经多次提到。将会议的通知以及稿件的委托等都用传真接收，然后，在右上角写上日期并折叠成固定大小，再按照时间顺序放入方形2号的塑料文件夹中。只做这些工作，我们就能制作详细的未来计划表。

计划表自动生成

计划表的原型是手账，但在这个文件夹中的传真却显示了详细的内容。另外，通过偶尔核查这个文件夹，我们能够防止重复预约。此外，这个文件夹还能成为在手账丢失时的备份。